Wij van Kabel-Mania weten wel dat Productiviteit één van de belangrijkste concurrerende factoren is in de hedendaagse economie. Wie in dezelfde tijd meer voor elkaar krijgt is meer geld waard. Toch is er maar beperkt aandacht voor manieren waarop we onszelf effectiever kunnen laten werken, terwijl we in een maatschappij leven die continue prikkels oplevert die ons kunnen afleiden.
Meer dan ooit is het behouden van focus op kerntaken, het hoofd leeg te houden om onze energie productief in te zetten, van belang. Online tools kunnen ons daarbij helpen, vertelt Marcel van den Berg van Think Productive.
Het van belang om ervoor te zorgen dat je niets in je hoofd vasthoudt. We onthouden namelijk vaak veel te veel onnodige informatie die energie opslurpt. Om dat te voorkomen kan je bijvoorbeeld tools als een ‘tweede brein’ gebruiken om je persoonlijke workflow te verbeteren.
De zero inbox. Een ander gebied waarop veel effectiviteitswinst is te behalen is in het gebruik van e-mail. Het is van belang je mailbox goed in te richten en het is zodoende aan te raden met een lege inbox te werken, zoals Merlin Mann eind jaren ’90 met zijn zero inbox voorstelde.
Hij concludeerde namelijk dat het voor kenniswerkers extreem belangrijk is om een goed systeem, een goede structuur voor het behandelen van e-mail te hebben omdat je er anders onnodig veel tijd aan besteedt. Je bent ook reactief aan het werken: je pakt op wat er als eerste binnenkomt, waardoor je vaak het grotere geheel mist. En belangrijk: probeer het aantal keren per dag dat je je mail checkt zo klein mogelijk te houden.”
Effectief vergaderen is een derde tak van sport waar mensen eveneens productiever in kunnen worden. Het is verstandig om vergaderstukken overzichtelijk bij elkaar te houden via apps of digitale archieven.
Effectiviteitstools worden steeds volwassener en de software makers blijven ze ook flink doorontwikkelen. Maar de kern blijft dat de tool slechts een hulpmiddel is, het ligt aan de gebruiker of ze ook de Productiviteit bevorderen. Het gaat namelijk niet om de tools, maar om routines en gewoontes. Hier zijn enkele top-Productiviteit apps volgens Marcel van den Berg:
Captio. Dit is een slimme manier om jezelf te mailen. Jij hoeft enkel de app te openen en je kan direct typen. Het wordt daarna meteen naar een vooraf ingesteld e-mailadres gestuurd.
Braintoss. Doet bijna hetzelfde als Captio, maar je kan naast het typen van berichten alsook foto’s maken en audiobestanden opnemen. Dit is handig voor als je bijvoorbeeld in de auto zit.
Todoist. Een gebruiksvriendelijk ‘tweede brein’. Je kan het inrichten op basis van projecten, taken en deadlines en alles erin managen en niet onbelangrijk: het werkt op alle platformen en systemen, waardoor je er altijd bij kunt.
Nozbe. Dit is de Rolls Royce onder de takenlijsten. Er zijn veel mogelijkheden om binnen de tool in teams te werken aan gezamenlijke projecten, taken te delegeren en makkelijk bestanden en opmerkingen te delen. Integreert ook goed met Dropbox en Office 365.
Inbox. Een tool gekoppeld aan Gmail die helpt om je emails te managen. Bijvoorbeeld om mails uit te stellen om later te behandelen en taken toe te voegen aan je inbox.
Evernote. Een belangrijke tool om aantekeningen bij te houden en vergaderdocumenten in bij te houden.
1Password. Hiermee houd jij al je wachtwoorden bij elkaar waardoor je maar één (ingewikkeld) wachtwoord hoeft te onthouden.
Toggle. Deze tool geeft je inzicht in je tijdsbesteding. Op een eenvoudige manier kun je bijhouden waar je de hele tijd mee bezig bent waardoor je snel kunt analyseren hoe je nog effectiever kunt worden. Enige voorwaarde: wel enaar waarheid invullen!
Maar wees eerlijk. Als het gaat om een optimale Productiviteit , dan is het van top belang om de juiste office tools en accessoires te gebruiken. En waar ga jij naartoe om al die onmisbare computer en andere hulpmiddelen aan te schaffen.
Ja juist, je raad het goed: hier bij Kabel-Mania. Want wij zorgen er wel voor dat jij met de correcte attributen jouw werk ultiem verrichten kan!
Lees hier het gehele artikel:
https://financieel-management.nl/artikel/beste-productiviteitstools-voor-slimmer-werken
